§Présentation du module
La Comptabilité générale est le module central de SIFASOFT : le plan des comptes, les journaux, les écritures, et au bout du parcours, les documents de synthèse (bilan, résultat, états financiers). Tous les autres modules financiers (Compte de gestion, Budget, Analytique, Immobilisations, Comptabilité des matières) s'articulent autour d'elle.
En haut de chaque écran, deux sélecteurs pilotent tout ce que vous voyez : le dossier actif (l'entité dans laquelle vous travaillez) et l'exercice actif. Rien n'est partagé entre deux dossiers différents, et une écriture est toujours rattachée à l'exercice sélectionné au moment de sa création.
1Le plan comptable
Mettre le plan en place
- Si le dossier n'a aucun compte : l'import se lance directement, sans confirmation — le plan complet correspondant au régime du dossier (système normal ou SYCEBNL) est généré en une seule fois.
- Si des comptes existent déjà : une fenêtre de confirmation apparaît, intitulée « Réimporter et écraser les comptes ? ». Elle prévient explicitement que l'opération supprime tous les comptes existants avant de réinjecter le plan par défaut — action irréversible. Cliquez sur Confirmer uniquement si c'est le but recherché.
- Un message de fin récapitule le résultat : nombre de comptes insérés, nombre mis à jour, total de la source.
Comptes « postables » et comptes « agrégateurs »
| Type | Rôle | Exemple |
|---|---|---|
| Postable | Compte « feuille » : utilisable directement dans une écriture. | 101 — Capital social |
| Agrégateur | Compte de regroupement (non postable) : organise le plan, ne peut jamais recevoir une écriture directement. | 10 — Capital |
Un bouton d'aide « Comprendre postable et agrégateur », en bas de la page, rouvre cette explication à tout moment. Seuls les comptes postables apparaissent dans les suggestions lors de la saisie d'une écriture (Étape 4).
Créer, classer, gérer un compte
- Renseignez Code, Libellé, Nature (compte de bilan ou compte de charges/produits), Niveau et Compte parent, puis cochez Postable si le compte doit pouvoir recevoir des écritures.
- Depuis la fiche d'un compte existant (icône ⋯ à droite de la ligne → « Ajouter un sous-compte »), le niveau et le code parent sont pré-remplis automatiquement — pratique pour construire une hiérarchie sans calculer les codes à la main.
| Action (menu ⋯ de chaque ligne) | Effet |
|---|---|
| Voir | Ouvre la fiche détaillée du compte dans un panneau latéral. |
| Modifier | Édite les champs du compte. |
| Ajouter un sous-compte | Ouvre le formulaire de création avec le code parent pré-rempli. |
| Archiver / Réactiver | Retire ou remet le compte en circulation sans perdre son historique. |
| Supprimer | Disponible uniquement si le compte n'est pas Actif — protection contre la suppression d'un compte en cours d'usage. |
La barre de filtres au-dessus du tableau permet de rechercher par code/libellé, de filtrer par statut, par postable/non postable, et par classe (1 à 8, les grandes familles SYSCOHADA). Un bandeau « Comptes récemment utilisés » (30 derniers jours) propose un accès direct aux comptes les plus mobilisés, avec une pastille colorée selon leur classe.
2Exercices et périodes
- Code — l'identifiant de l'exercice (ex.
2026). - Date de début / date de fin — la plage exacte de l'exercice.
- Découpage — mensuel (12 périodes) ou trimestriel (4 périodes) : les sous-périodes sont générées automatiquement à la validation.
Statuts d'un exercice et actions disponibles
| Statut | Signification | Bouton disponible sur la ligne |
|---|---|---|
| OUVERT | Saisie autorisée (selon le statut de la période concernée). | « Fermer », « Archiver » |
| FERMÉ | Exercice fermé — une date de verrouillage est enregistrée. | « Archiver », « Réouvrir » |
| ARCHIVÉ | Exercice rangé, consultable, plus manipulable au quotidien. | « Réouvrir » |
La case à cocher « Afficher supprimés », en haut à droite, révèle les exercices supprimés en douceur (réversibles).
Le détail des périodes — le vrai verrou de saisie
- Un panneau latéral liste les 12 mois (ou 4 trimestres) de l'exercice, chacun avec son propre statut.
- Pour chaque période, un bouton bascule son statut : OUVERTE → VERROUILLÉE → CLÔTURÉE (et inversement pour revenir en arrière si besoin).
Verrouillez une période dès qu'un mois est arrêté (avant même de clôturer tout l'exercice) — cela empêche toute nouvelle écriture d'y être saisie par erreur, sans attendre la clôture complète.
3Les journaux
Premier réflexe sur un dossier neuf
Si aucun journal n'existe, un bandeau apparaît avec le bouton « Créer les journaux par défaut » — un clic suffit pour générer le jeu standard (Général, Achats, Ventes, Banque, Caisse, Paie, TVA/Impôts, Immobilisations, Trésorerie, Divers).
Créer un journal manuellement
- Code — sert de préfixe aux références automatiques des écritures de ce journal (voir Étape 4).
- Libellé — le nom affiché.
- Type — Général, Trésorerie, Immobilisations, Paie, TVA/Impôts, Achats, Ventes, Banque, Caisse, ou Divers.
- Description — facultative.
Gérer un journal existant (colonne Actions de chaque ligne)
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Voir | Ouvre le détail du journal — c'est là que se saisissent et se consultent ses écritures (Étapes 4 à 6). |
| Modifier | Ouvre une fenêtre pour changer libellé, type ou description. |
| Archiver / Activer | Retire ou remet le journal en circulation sans perdre son historique. |
| Supprimer | Ouvre une fenêtre de confirmation avec une case à cocher obligatoire (« je comprends que cette action est irréversible ») — refusée par le serveur si le journal contient déjà des écritures ; dans ce cas, archivez-le plutôt. |
La barre de filtres permet de rechercher par code/libellé et de filtrer par statut ou par type. En bas de la liste, les boutons « Précédent » / « Suivant » naviguent entre les pages si le dossier compte plus de 20 journaux.
4Saisir une écriture équilibrée
Une écriture est une liste de lignes, chacune imputant un montant au débit ou au crédit d'un compte — jamais les deux sur la même ligne. La règle de la partie double impose que la somme de toutes les lignes au débit soit strictement égale à la somme de toutes les lignes au crédit. SIFASOFT affiche ce calcul en direct, sous le tableau des lignes, pendant la saisie — pas besoin d'attendre l'enregistrement pour savoir si l'écriture est juste.
Remplir l'en-tête de l'écriture
| Champ | Détail |
|---|---|
| Date | Limitée automatiquement à la plage de l'exercice actif — impossible de saisir une date hors exercice, le champ se recale tout seul sur la borne la plus proche. |
| Référence (n° de pièce) | Une référence est proposée automatiquement, construite ainsi : CODE-DUJOURNAL-ANNÉE-NNN (ex. ACH-2026-004), le numéro séquentiel NNN correspondant au nombre de pièces déjà saisies sur l'exercice dans ce journal. Le champ reste modifiable si une référence externe (n° de facture fournisseur, par exemple) doit être utilisée à la place. |
| Description | Un texte d'exemple apparaît en filigrane selon le type de journal (ex. « Achat fournitures / nom du fournisseur » pour un journal d'achats) — à remplacer par la description réelle. |
Ajouter les lignes de l'écriture
| Colonne | Détail |
|---|---|
| Compte | Un champ de recherche (par code ou libellé) propose les comptes postables du plan comptable. Si le compte cherché n'existe pas, un lien « + Créer un compte » ouvre directement le formulaire de création (Étape 1) sans quitter la saisie de l'écriture — une fois créé, le compte est appliqué automatiquement à la ligne. |
| Débit | Saisir un montant ici remet automatiquement le champ Crédit de la même ligne à zéro. |
| Crédit | Symétrique du champ Débit. |
| Aux. réf | Référence auxiliaire facultative (ex. numéro de facture précis de la ligne). |
Le bouton « + Ajouter une ligne », sous le tableau, ajoute une ligne vide. Chaque ligne a son propre bouton « Supprimer » à droite.
Lire le bandeau d'équilibre
Sous le tableau, trois valeurs se recalculent à chaque frappe : Débit total, Crédit total, et Différence — cette dernière affichée en vert si elle vaut zéro (écriture équilibrée), en orange sinon.
Enregistrer
Le libellé du bouton final change automatiquement selon l'équilibre :
| État de l'écriture | Texte du bouton | Résultat après clic |
|---|---|---|
| Débit = Crédit | « Valider » | Écriture créée directement au statut POSTÉE — comptabilisée, participe déjà aux soldes, à la balance et à la consommation budgétaire. |
| Débit ≠ Crédit | « Enregistrer (brouillon) » | Écriture créée au statut BROUILLON — à corriger avant de pouvoir être postée (voir Étape 5). |
… la date n'est pas remplie, ou si aucune ligne ne porte à la fois un compte et un montant (débit ou crédit). Une écriture avec une seule ligne renseignée ne peut jamais être enregistrée : il en faut au minimum deux (une au débit, une au crédit), sauf cas d'auto-équilibrage au moment du postage (voir ci-dessous).
5Le cycle de vie d'une écriture
| Statut | Signification | Actions accessibles (menu ⋯) |
|---|---|---|
| BROUILLON | Provisoire, librement modifiable et supprimable. | Voir, Modifier, Éditer (lignes), Poster, Supprimer |
| POSTÉE | Comptabilisée officiellement. | Voir, Éditer (lignes), Déposter, Rejeter |
| VALIDÉE | Contrôle supplémentaire au-delà de « postée ». | Voir |
| REJETÉE | Écriture postée finalement rejetée, motif tracé. | Voir, Modifier (pour corriger puis resoumettre) |
Poster une écriture en brouillon
- Une fenêtre récapitule le journal, la date et la référence.
- Si l'écriture est équilibrée : un simple clic sur « Poster » suffit.
- Si elle est déséquilibrée : la case « Auto-équilibrer avec une ligne sur un compte d'attente » est cochée par défaut. Un champ de recherche (pré-rempli à
471, le compte suspense usuel) propose les comptes postables correspondants ; sélectionnez-en un par le bouton radio. SIFASOFT ajoutera alors automatiquement une ligne complémentaire sur ce compte pour ramener la différence à zéro. - Le bouton « Poster » reste désactivé tant qu'un compte suspense n'a pas été choisi (si l'écriture est déséquilibrée et l'auto-équilibrage activé).
Utile pour ne pas bloquer la saisie du jour, mais à régulariser rapidement — ce n'est pas une pratique à généraliser.
Déposter, rejeter, supprimer : ne pas confondre
Fait revenir l'écriture au statut BROUILLON, budget réintégré si applicable. Sans motif à saisir — une fenêtre de confirmation simple suffit. À réserver à une correction immédiate qu'on va reposter dans la foulée.
Ouvre une fenêtre de confirmation avec un champ texte libre : « Motif du rejet (facultatif mais recommandé) ». Réintègre également le budget consommé, mais passe l'écriture au statut REJETÉE de façon tracée — la voie à utiliser pour un rejet formel qui doit rester justifié dans l'historique.
Réservé aux écritures encore en BROUILLON — le bouton est grisé sur toute écriture postée. Une fenêtre de confirmation rouge s'affiche avant la suppression définitive.
Éditer les lignes, même après postage
« Éditer (lignes) » reste accessible sur une écriture POSTÉE (pas seulement en brouillon) : un correctif de détail — montant, compte, référence auxiliaire — peut être appliqué sans repasser par un dépostage complet.
6Consulter et filtrer les écritures
| Filtre | Effet |
|---|---|
| Statut | Tous / Brouillons / Postées / Validées / Rejetées. |
| Du … Au … | Plage de dates — par défaut calée sur l'exercice actif, remplaçable manuellement. |
| Recherche | Sur la référence ou la description. |
| Par page | 10, 20 ou 50 lignes affichées. |
Un bandeau de synthèse au-dessus du tableau récapitule, pour la sélection filtrée : nombre de pièces, débit total, crédit total, solde.
Le bouton « Comptes concernés »
Chaque ligne d'écriture peut être dépliée — un petit triangle et le texte « Comptes concernés (n) » sous chaque écriture — pour afficher, sans ouvrir le détail complet, la liste des comptes qu'elle mouvemente (code + libellé). Replié par défaut.
L'indicateur budgétaire
| Badge affiché sur la ligne | Signification |
|---|---|
| Écriture débitée | Consommation budgétaire enregistrée avec succès. |
| Budget à rattacher | Écriture postée mais aucune ligne budgétaire correspondante — voir le guide Gestion budgétaire. |
| Pas d'enveloppe | Aucune enveloppe budgétaire active sur l'exercice de cette écriture. |
7Balance et grand livre
| Édition | Colonnes / contenu |
|---|---|
| Journal / Grand livre | Écritures POSTÉES regroupées par compte : solde d'ouverture, solde progressif ligne à ligne, solde de clôture. |
| Balance générale | Pour chaque compte : Ouverture D / Ouverture C, Mouvement D / Mouvement C, Clôture D / Clôture C — jamais de négatif affiché. Un sélecteur de regroupement permet d'afficher « Détaillé (par compte) », « Comptes collectifs (3 chiffres) », ou « Par classe (1 chiffre) ». |
| Balance auxiliaire | Même logique, centrée sur les comptes de tiers. |
Chaque édition propose un filtre par exercice et par journal, puis deux boutons d'export : PDF et Excel. Un indicateur visuel (icône verte/orange) confirme si la balance est équilibrée avant même d'exporter.
8Clôturer l'exercice
Solder les comptes de charges, produits et hors activités ordinaires (classes 6, 7, 8) de l'exercice, calculer le résultat net, et le reporter sur un compte de report à nouveau (classe 12) au choix. L'écriture générée est datée automatiquement sur l'exercice suivant.
La checklist affichée avant de pouvoir clôturer
- Aucune écriture encore au statut BROUILLON sur l'exercice.
- L'exercice est toujours au statut OUVERT.
- L'exercice suivant existe déjà (sinon, retour à l'Étape 2 pour le créer).
- Au moins un compte de classe 12 est disponible dans le plan comptable.
- La balance générale de l'exercice est équilibrée.
Chaque point s'affiche avec une coche verte ou une croix rouge. Le résultat net calculé et le détail des comptes qui seront soldés apparaissent avant validation — il faut ensuite choisir le compte 12x de destination dans la liste proposée, puis confirmer.
Vérifiez soigneusement la checklist et le résultat net affiché avant de confirmer.
9États financiers
| Document | Contenu |
|---|---|
| Bilan | Actif et Passif — brut, amortissements/dépréciations, net exercice, net exercice précédent. |
| Compte de résultat | Charges et produits, comparés à l'exercice précédent. |
| Tableau des flux de trésorerie (TFT) | Origine et emploi de la trésorerie, comparé à l'exercice précédent. |
| 28 notes annexes | 19 calculées automatiquement, 9 à saisie manuelle (informations sur l'entité, engagements…). |
Ce qui doit être prêt avant de générer des états financiers fiables
- Le plan comptable est importé et cohérent avec le régime du dossier (Étape 1).
- Toutes les écritures de l'exercice sont POSTÉES — plus aucun brouillon en attente (Étape 5).
- La balance générale de l'exercice est équilibrée (Étape 7).
- L'exercice a été clôturé si l'on veut des états financiers définitifs (Étape 8) — des états peuvent être consultés avant clôture, mais resteront alors provisoires.
- Le module Immobilisations a généré les dotations aux amortissements de l'exercice (guide Immobilisations) — sinon le Bilan et la note des immobilisations seront incomplets.
- Le module Comptabilité des matières / Stocks est à jour — le contrôle de cohérence du Bilan compare sa valorisation à celle des comptes de stock correspondants.
- Les 9 notes à saisie manuelle ont été renseignées au moins une fois (dénomination, IFU, signataire…).
Produire l'édition officielle
- Une première fenêtre demande de choisir le format : DGI officiel (structure administrative fidèle) ou SIFASOFT (mise en page libre, indicateurs clés en tête).
- Une seconde fenêtre demande les informations d'entité (dénomination, IFU, adresse, signataire) pour la page de garde — jamais un fac-similé d'en-tête gouvernemental, même en format DGI.
- Deux boutons d'export : PDF et Excel.
↔Relations avec les autres modules
→ Comptabilité analytique
Une écriture postée peut être ventilée sur un ou plusieurs axes/nœuds analytiques, sans dupliquer la saisie.
↔ Gestion budgétaire
Chaque écriture postée sur un compte couvert par une ligne budgétaire alimente automatiquement sa consommation.
← Immobilisations
La génération des dotations aux amortissements et toute sortie de bien produisent automatiquement une écriture comptable.
← Comptabilité des matières
Un procès-verbal de réforme déclenche la même écriture de sortie qu'une cession d'immobilisation ou une sortie de stock.
→ Compte de gestion
Les pièces justificatives et l'édition BTPJ sont calculées directement depuis les écritures postées, compte par compte.
Facturation, Trésorerie
Aucun lien automatique — ces deux modules restent autonomes, sans écriture générée dans la Comptabilité générale.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Réimporter le plan comptable sur un dossier déjà en exploitation.
- Saisir dans le mauvais journal par habitude — chaque type de journal a un rôle précis, repris ensuite dans les rapprochements et éditions.
- Confondre « Déposter » et « Rejeter » — le premier n'est pas tracé, le second est formel avec motif.
- Clôturer alors que des brouillons subsistent ou que la balance n'est pas équilibrée — la checklist de l'Étape 8 est là précisément pour ça.
- Créer une ligne budgétaire sans la rattacher au bon préfixe de compte — sans ce lien, aucune écriture ne s'imputera jamais dessus (badge « Budget à rattacher »).
- Générer des états financiers avant que les dotations d'amortissement de l'exercice n'aient été calculées — le Bilan sera incomplet.