§Présentation du module
Le « Compte de gestion » est le dossier que l'agent comptable d'une entité publique (ministère, juridiction, établissement public…) doit produire chaque exercice pour la Cour des Comptes. SIFASOFT ne réinvente pas ce formalisme : il reprend le catalogue exact des 38 pièces attendues par la Cour et automatise tout ce qui peut l'être à partir des données déjà saisies (budget, écritures, journaux) — le reste (rassembler les pièces administratives réelles) reste une saisie manuelle assumée.
Saisie de pièces générales (déclaratif, manuel) → Compte sur chiffres (calculé automatiquement depuis le Budget) → Compte sur pièces (assemble les deux + les pièces justificatives tirées des écritures). Les cinq éditions imprimables sortent de ces trois écrans.
1Saisir les pièces générales
- Vérifiez en haut de l'écran que l'exercice affiché est bien le bon (sélecteur du Header). Sans exercice choisi, la page affiche un message d'erreur et rien d'autre n'est utilisable.
- Un bandeau de 3 indicateurs s'affiche : Pièces enregistrées, Complet (OUI + NÉANT), Taux de complétude — recalculés en direct à chaque enregistrement.
- Le formulaire de saisie se présente comme un assistant en 3 étapes (« Étape 1/3 », affiché en haut du formulaire).
Étape 1/3 du formulaire — identifier la pièce
| Champ | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| N° | Pré-rempli automatiquement (001, 002…) — c'est le numéro suivant disponible pour la liasse choisie. Modifiable à la main si besoin. |
| Liasse | Un numéro de 1 à 20 — le regroupement physique auquel appartiendra la pièce. Change le N° et le numéro de document proposés automatiquement. |
| Type de pièce | Choix parmi 4 catégories : Administrative, Budgétaire, Patrimoniale, Comptable. Ce choix filtre la liste déroulante suivante. |
| Pièce exigée | La pièce précise du catalogue officiel des 38 pièces (ex. « Acte AOF », « PV d'installation de l'agent comptable », « Compte sur chiffres »…), filtrée selon le type choisi juste au-dessus. |
| Statut | Trois choix : Présente (OUI), Néant (non applicable), Non fournie. C'est ce choix qui détermine si l'étape 2 du formulaire s'affiche ou non. |
| Observation | Texte libre facultatif. |
Un encadré « Aperçu numérotation » rappelle en direct le prochain numéro de document disponible pour la liasse choisie. Cliquez sur « Continuer » pour passer à la suite.
Étape 2/3 — les pièces « tenant lieu » (uniquement si Statut = Présente)
Si le statut choisi est Non fournie ou Néant, cette étape est sautée automatiquement (le formulaire passe directement au récapitulatif). Si le statut est Présente, il faut indiquer quel document réel tient lieu de la pièce exigée :
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Tenant lieu (obligatoire) | La référence exacte du document réel (ex. « Arrêté n°009/PM/DC/SA du 20/05/97 »). |
| Titre (facultatif) | Un intitulé complémentaire pour expliciter le document. |
Le bouton « + Ajouter une pièce tenant lieu » permet d'en enchaîner plusieurs pour une même pièce exigée. Chaque ligne peut être retirée avec « Supprimer » (sauf la dernière restante). Un compteur « Nombre (calculé) » et un encadré « Aperçu bordereau » affichent en direct la plage De … à … qui sera attribuée à ces pièces — c'est ce calcul qui alimente ensuite automatiquement les colonnes du bordereau BTPG (Étape « Éditions » plus bas). Cliquez sur « Continuer ».
Étape 3/3 — récapitulatif et enregistrement
Un tableau reprend tout ce qui a été saisi (N°, liasse, type, pièce exigée, statut, nombre, plage De/À) pour vérification. Le bouton « Sauvegarder » (affichant « Enregistrement… » pendant l'opération) enregistre définitivement la ligne. Un bouton « Retour » reste disponible à chaque étape pour corriger une saisie précédente sans tout recommencer.
Le formulaire se réinitialise automatiquement sur la même liasse, avec le prochain numéro déjà proposé — pratique pour saisir plusieurs pièces d'affilée sans reconfigurer liasse/type à chaque fois. La ligne apparaît immédiatement dans la liste sous le formulaire, où elle reste modifiable (mise à jour rapide du statut/observations) ou supprimable.
2Consulter le compte sur chiffres
- La page s'ouvre sur trois onglets (boutons en haut de l'écran) : C1, C2, C3 — cliquez sur l'un d'eux pour changer de tableau affiché.
- Aucune saisie ici : tout est calculé automatiquement depuis l'enveloppe budgétaire active de l'exercice (module Gestion Budgétaire).
| Onglet | Contenu | Colonnes |
|---|---|---|
| C1 | Recettes (émissions/ressources), par ligne budgétaire, sections Investissement / Fonctionnement. | Ligne budgétaire, Désignation, Budget primitif, Décision modificative, Prévisions totales, Réalisation de l'exercice, Écart budgétaire, Taux de réalisation. |
| C2 | Dépenses détaillées, compte par compte SYSCOHADA, sous-totalisées par racine de compte (60, 62, 63, 66, 68…). | Mêmes colonnes que C1. |
| C3 | Synthèse de l'exécution, agrégée uniquement par racine de compte (sans le détail ligne à ligne). | Mêmes colonnes que C1/C2. |
Les formules affichées en bas de page rappellent la logique : Prévisions totales = Budget primitif + Décisions modificatives, et Réalisation = montant révisé − montant primitif (le cumul réellement engagé sur la ligne).
C1/C2/C3 n'affichent rien tant qu'aucune enveloppe budgétaire n'est active sur l'exercice sélectionné — voir le guide Gestion budgétaire pour créer et activer une enveloppe avant de revenir ici.
3Consulter le compte sur pièces
Cette page assemble automatiquement deux blocs :
A — Pièces générales
Reprend en lecture seule tout ce qui a été saisi à l'Étape 1, organisé par section réglementaire : A.1 Pièces administratives, A.2.1 Pièces budgétaires, A.2.2 Pièces patrimoniales et comptables.
B — Pièces justificatives
Contrairement aux pièces générales (saisie manuelle), ce bloc est entièrement calculé à partir des écritures postées de l'exercice : chaque compte du plan comptable touché par une écriture est classé automatiquement en Recette (comptes de la classe 7 et 14) ou en Dépense (comptes des classes 2 et 6), puis regroupé en liasses selon des règles fixes (par exemple, les comptes 63* rejoignent la liasse 4, les 62* la liasse 3, à l'exception de certains sous-comptes qui rejoignent aussi la liasse 4). Pour chaque compte apparaissent : la plage de pages De/À de la liasse physique, le nombre de pièces, et le montant total — avec un sous-total « Total compte » et un sous-total « Total liasse » par regroupement.
§Les cinq éditions officielles
| Édition | Ce qu'elle produit |
|---|---|
| BTPG — Bordereau de transmission des pièces générales | Le catalogue des 38 pièces avec, pour chacune, la pièce réelle tenant lieu, la plage De/À et le nombre — directement issu de l'Étape 1. |
| BTPJ — Bordereau de transmission des pièces justificatives | Les sections Recettes puis Dépenses, par compte, avec sous-totaux par compte et par liasse — directement issu de l'Étape 3, bloc B. |
| Compte sur chiffres | L'export imprimable de C1 à C4 (C4 ajoute la synthèse croisée Recettes/Dépenses/Résultat budgétaire). |
| Compte sur pièces | L'export complet de l'Étape 3 (sections A et B). |
| Compte administratif | CA1 à CA3 — structurellement identiques à C1-C3, produits par l'ordonnateur en miroir du compte sur chiffres du comptable : les montants doivent concorder exactement (principe de double reddition ordonnateur/comptable). |
Chaque édition propose une modale « Paramètres d'édition » (lieu, date, référence, signataire) avant de générer le document, puis un export au choix en PDF ou en Excel.
↔Relations avec les autres modules
← Gestion budgétaire
Le compte sur chiffres (C1-C4) et le compte administratif (CA1-CA3) sont calculés à 100 % depuis l'enveloppe budgétaire active de l'exercice — sans budget correctement paramétré, ces pages restent vides.
← Comptabilité générale
Les pièces justificatives (bloc B du compte sur pièces, et l'édition BTPJ) sont calculées directement depuis les écritures postées et le plan comptable — aucune saisie séparée n'est nécessaire.
Ce qui doit être prêt avant de produire un Compte de gestion complet
- Le plan comptable du dossier est importé et à jour (guide Comptabilité générale).
- Un exercice est créé, sélectionné, et ses journaux tiennent des écritures postées.
- Une enveloppe budgétaire de l'exercice est créée et activée (guide Gestion budgétaire).
- Les 38 pièces générales du catalogue ont été passées en revue une à une (Étape 1) — chacune au statut Présente, Néant, ou Non fournie, jamais laissée de côté.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Marquer une pièce « Présente » sans tenant lieu — le formulaire refuse l'enregistrement à l'étape du récapitulatif tant qu'aucune référence n'a été saisie.
- Changer la liasse après avoir commencé la saisie des tenants lieu — cela recalcule le numéro de document proposé ; vérifiez la plage De/À affichée avant de valider.
- Consulter le Compte sur chiffres avant d'avoir activé une enveloppe budgétaire — les tableaux resteront vides sans message d'erreur explicite, il faut vérifier le module Budget en premier.
- Oublier de traiter les 38 pièces du catalogue une à une — le taux de complétude affiché en haut de la page de saisie est le meilleur indicateur qu'il en reste.