§Présentation du module
Le module Budget définit, exercice par exercice, ce que l'organisation prévoit de dépenser et de recevoir — puis compare en permanence cette prévision à ce qui est réellement constaté dans la Comptabilité générale, sans aucune double saisie.
Une enveloppe (le budget d'un exercice) contient des lignes budgétaires, chacune reliée à un ou plusieurs comptes du plan comptable. Dès qu'une écriture est postée en Comptabilité générale sur un compte couvert par une ligne, sa consommation se met à jour automatiquement — c'est ce lien qui fait que le budget n'est jamais à ressaisir.
1Créer l'enveloppe budgétaire
| Champ | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Exercice | Liste déroulante des exercices existants (les plus récents en premier). Si l'exercice choisi a déjà une enveloppe active, un bandeau orange le signale — la nouvelle sera créée en brouillon à côté, il faudra désactiver l'ancienne avant de pouvoir activer la nouvelle. |
| Libellé | Facultatif — si laissé vide, SIFASOFT le remplit automatiquement en « Budget {année} ». |
| Devise | Pré-remplie à XOF, modifiable. |
| Notes | Texte libre facultatif (version initiale, contexte…). |
Cliquez sur « Créer l'enveloppe » (affiche « Création… » pendant l'opération). Plusieurs enveloppes en brouillon peuvent coexister sur le même exercice — seule l'activation est limitée à une seule à la fois (voir Étape 3).
2Construire le prévisionnel (les lignes)
| Champ | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Code* | Un code hiérarchique, sur le même principe que le plan comptable (ex. 6061). |
| Code parent (optionnel) | Le code d'une ligne déjà existante qui doit regrouper celle-ci (ex. 606 pour rattacher 6061) — SIFASOFT résout automatiquement le bon parent, aucun besoin de connaître un identifiant interne. |
| Intitulé* | Le libellé de la ligne (ex. « Achats non stockés de matières »). |
| Type | Dépense ou Recette — détermine dans quelle colonne la ligne apparaîtra sur le compte sur chiffres (guide Compte de gestion). |
| Montant initial | Le montant prévu à l'ouverture de l'exercice — c'est la base sur laquelle viendront ensuite s'ajouter les décisions modificatives (Étape 5). |
Créez d'abord les lignes « chapitres » (sans code parent), puis leurs sous-lignes en renseignant le code parent — exactement comme on construit un plan comptable. Un nœud analytique peut aussi être rattaché à une ligne pour alimenter le comparatif « Réalisé analytique vs Budget » du guide Comptabilité analytique.
3Équilibrer et activer l'enveloppe
Une enveloppe ne peut être activée que si, sur ses lignes feuilles (celles sans sous-ligne), le total des lignes de type Recette est strictement égal au total des lignes de type Dépense — le principe même d'un budget équilibré. SIFASOFT calcule ce solde en continu et l'affiche sous forme de bandeau : tant qu'il n'est pas à zéro, le bouton d'activation reste bloqué avec un message explicite.
- Si le solde recettes − dépenses n'est pas nul, le clic est refusé avec le message : « L'enveloppe n'est pas équilibrée ».
- Si une autre enveloppe est déjà active sur le même exercice, le clic est refusé également — désactivez-la d'abord.
- Une fois ces deux conditions réunies, l'activation est immédiate : c'est cette enveloppe qui alimentera désormais tous les calculs (badge budgétaire sur les écritures, Compte sur chiffres, KPI…) jusqu'à sa désactivation.
4Suivre l'exécution
Pour chaque ligne de l'enveloppe active, un tableau affiche en continu :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Montant initial | Le montant saisi à la création de la ligne (Étape 2). |
| Montant révisé | Montant initial + somme des décisions modificatives (Étape 5). |
| Consommé | Le cumul de toutes les écritures postées sur les comptes rattachés à cette ligne — mis à jour automatiquement, sans action de l'utilisateur. |
| Restant disponible | Montant révisé − Consommé. |
Le tableau de bord du module (accessible directement en cliquant sur le module dans le menu) affiche en plus 4 indicateurs de synthèse (budget total, consommation, taux de consommation, restant) et une courbe de tendance mensuelle dépenses/recettes.
5Passer une décision modificative
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Date | Pré-remplie à la date du jour, modifiable. |
| Montant | Positif pour une augmentation de crédit, négatif pour une réduction (affiché en rouge dans l'historique si négatif, en vert si positif). |
| N° de décision | La référence officielle de la décision modificative, facultative mais recommandée pour la traçabilité. |
| Note | Texte libre facultatif. |
Chaque décision validée s'ajoute à l'historique de la ligne (visible sous le formulaire, trié du plus récent au plus ancien) et recalcule immédiatement son montant révisé — le montant initial d'origine, lui, ne change jamais : il reste la référence de la version votée initialement.
6Alertes, rapports, simulations
| Page | Ce qu'elle apporte |
|---|---|
| Alertes | Signale les lignes dont le taux de consommation dépasse un seuil critique, ou dont le restant disponible approche de zéro — pour anticiper un dépassement avant qu'il ne survienne. |
| Rapports budgétaires | Synthèses imprimables (PDF/Excel) de l'exécution de l'exercice, dans le même esprit que les autres éditions du logiciel. |
| Simulations | Permet de tester l'effet d'un ajustement hypothétique sur une ligne sans l'enregistrer réellement — un bac à sable, sans impact sur les données de production. |
↔Relations avec les autres modules
↔ Comptabilité générale
Chaque écriture postée sur un compte couvert par une ligne budgétaire alimente automatiquement sa consommation. C'est aussi ce lien que le module Comptabilité générale utilise pour afficher le badge « Écriture débitée / Budget à rattacher / Pas d'enveloppe » sur chaque écriture.
→ Compte de gestion
Le Compte sur chiffres (C1-C4) et le Compte administratif (CA1-CA3) sont entièrement calculés depuis l'enveloppe active — aucune saisie séparée n'y est nécessaire une fois le budget en place.
← Comptabilité analytique
Une ligne budgétaire peut être rattachée à un nœud analytique, pour permettre le rapport « Réalisé analytique vs Budget » du module Comptabilité analytique.
← Contrats & Conventions
Un contrat peut être lié à une ligne budgétaire pour suivre un engagement contractuel, sans que cela ne consomme automatiquement le budget (la consommation réelle reste liée aux écritures postées).
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Créer les lignes de dépenses sans les lignes de recettes correspondantes (ou l'inverse) — l'enveloppe ne pourra jamais être activée tant que le solde n'est pas à zéro.
- Oublier de rattacher une ligne aux bons comptes du plan comptable — sans ce lien, les écritures postées n'alimenteront jamais sa consommation (l'écriture affichera « Budget à rattacher »).
- Activer une deuxième enveloppe sans désactiver la première — impossible par conception ; désactivez d'abord l'enveloppe en cours.
- Confondre montant initial et montant révisé en lisant l'exécution — le premier ne bouge jamais, seul le second intègre les décisions modificatives.