§Présentation du module
La comptabilité générale répond à une obligation légale : elle dit combien l'organisation a dépensé et gagné, compte par compte. Elle ne dit en revanche rien sur qui a dépensé ou pour quel projet. C'est le rôle de la comptabilité analytique : reprendre les mêmes montants déjà enregistrés, et les répartir selon des axes de lecture propres à l'organisation.
La comptabilité analytique fonctionne comme un système d'étiquettes posées sur les écritures existantes — elle ne crée jamais de nouvelle écriture et ne modifie jamais un montant du grand livre. « Ventiler » une ligne, c'est lui accrocher une répartition en pourcentage vers un ou plusieurs centres analytiques.
Le parcours suit toujours le même ordre : Axe → Nœuds (structure), Règles (raccourcis, facultatif), Ventilation (application aux écritures), Rapports (exploitation).
1Créer un axe analytique
- Code — identifiant court et unique (ex.
CDC,PROG,BAILLEUR). - Libellé — le nom lisible (ex. « Centres de coût », « Programme / Action »).
- Description (facultatif) — précise l'usage de l'axe.
- Cliquez sur « Enregistrer ». L'axe apparaît immédiatement dans la colonne de gauche de l'écran.
Axe SERVICES — libellé « Services administratifs » : permettra ensuite de savoir combien chaque service (direction générale, ressources humaines, technique…) a réellement coûté à l'organisation.
Cliquer sur un axe existant dans la colonne de gauche affiche « Modifier l'axe » (bouton crayon) — mêmes champs, sauf le code qui devient fixe. Un axe qui n'est plus utile peut être désactivé (bascule dans le formulaire de modification) plutôt que supprimé.
2Organiser les nœuds
- Code et Libellé du centre.
- Nœud parent (facultatif) — liste déroulante des nœuds déjà créés sur ce même axe. Laissé vide, le nœud devient une racine.
- Responsable (facultatif) — nom de la personne en charge (ex. « responsable de programme, chef de service »).
- « Enregistrer » — le nœud apparaît dans l'arbre du volet de droite, sous son parent le cas échéant.
Naviguer entre axes se fait en cliquant un autre axe dans le volet de gauche — l'arbre de droite se recharge sur les nœuds de cet axe.
3Les règles de répartition
Un modèle réutilisable : une clé de répartition entre plusieurs nœuds d'un même axe, enregistrée une fois pour être appliquée ensuite en un clic — au lieu de ressaisir la même répartition à chaque écriture.
Une règle doit obligatoirement totaliser exactement 100 % entre ses nœuds — SIFASOFT affiche le total en direct pendant la saisie, en rouge si la somme dépasse 100 %, et refuse l'enregistrement tant qu'elle n'est pas exactement à 100 %. Une ventilation directe (Étape 4), elle, peut rester en dessous.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Axe | L'axe sur lequel porte la règle. |
| Code / Libellé | Identifiant et nom de la règle. |
| Répartition (doit faire 100 %) | Une ligne par nœud : sélection du nœud + pourcentage. Bouton « + » pour ajouter une ligne, total recalculé en direct sous le tableau. |
Règle « Frais généraux mutualisés » sur l'axe SERVICES : 60 % vers DG, 40 % vers TECH.
4Ventiler les écritures
- Un bandeau de filtres en haut : Axe, Uniquement non ventilées (case à cocher), Préfixe de compte (ex.
6pour ne montrer que les charges), Du … Au …, Journal. - Le tableau liste chaque ligne d'écriture éligible (une ligne de débit ou de crédit, pas l'écriture entière) : date, référence, compte, libellé, débit, crédit, et l'état de ventilation déjà en place.
Ventiler une ligne manuellement
Cliquez sur la ligne à ventiler → une zone de saisie apparaît : choisissez l'axe, puis répartissez en pourcentage entre un ou plusieurs nœuds de cet axe. Le total peut rester en dessous de 100 % (le solde devient « non ventilé » dans les rapports de cet axe) mais jamais au-dessus.
Appliquer une règle existante
Sur la même ligne, le bouton « Appliquer une règle » ouvre la liste des règles déjà créées (Étape 3) pour l'axe concerné — un clic copie sa répartition (garantie à 100 %) directement sur la ligne.
Ventiler en masse
Le bouton « Ventilation en masse », en haut du tableau, applique une règle (ou une répartition libre) à toutes les lignes du filtre actif en une seule opération — pratique pour traiter d'un coup, par exemple, toutes les charges d'un compte de loyer sur l'année. Un message de confirmation indique le nombre de lignes traitées.
Retirer une ventilation
Sur une ligne déjà ventilée, un bouton « Retirer » à côté de chaque axe supprime uniquement la ventilation de cet axe — les autres axes éventuellement présents sur la même ligne restent intacts (une même ligne peut porter une ventilation sur plusieurs axes en parallèle, ex. « par service » et « par projet »).
⛓La chaîne complète, de l'écriture au nœud
L'utilisateur passe de la Comptabilité générale vers l'Analytique précisément en ouvrant l'écran Ventilations — le seul endroit où les deux mondes se rejoignent, et c'est toujours un geste volontaire : aucune ventilation n'est appliquée automatiquement à la création d'une écriture.
5Consulter les rapports
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Résultat | Pour un axe et une période donnés : charges, produits et résultat (produits − charges) de chaque nœud. |
| Budget | Compare, nœud par nœud, le montant budgété au montant réalisé (ventilé), avec écart et taux d'exécution. |
| Couverture | Proportion des lignes éligibles de la période effectivement ventilées — un indicateur de qualité, pas de pilotage financier direct. |
Depuis l'onglet Résultat, cliquer sur un nœud ouvre son détail : la liste des lignes d'écriture qui composent le montant affiché — traçabilité complète jusqu'à l'écriture d'origine.
Le Tableau de bord du module (première entrée du menu Comptabilité Analytique) affiche un aperçu synthétique : nombre d'axes/nœuds actifs, sans avoir à choisir un axe précis au préalable.
↔Relations avec les autres modules
← Comptabilité générale
Source unique de toutes les lignes ventilables. L'analytique ne modifie jamais ces écritures.
↔ Gestion budgétaire
Une ligne budgétaire peut être rattachée à un nœud analytique (champ « Nœud analytique » à la création de la ligne, guide Gestion budgétaire) — c'est ce rattachement qui alimente l'onglet « Budget » des rapports.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Créer un axe sans le découper en nœuds — un axe vide de nœuds ne peut recevoir aucune ventilation.
- Confondre le seuil des règles et des ventilations directes : une règle doit faire exactement 100 %, une ventilation directe peut rester en dessous (jamais au-dessus).
- Oublier de vérifier le taux de couverture avant de présenter un rapport comme définitif.
- Rattacher une ligne budgétaire à un nœud puis ne jamais ventiler les écritures correspondantes — le comparatif Budget affichera un réalisé à zéro.