§Présentation des deux interfaces
| Interface | Rôle |
|---|---|
| Gestion des stocks | Le travail quotidien du magasinier : entrées, sorties, transferts, niveaux, inventaires. |
| Comptabilité des matières | La synthèse réglementaire attendue d'un comptable-matières — elle réutilise les données du Stock et des Immobilisations plutôt que de les dupliquer. |
1Créer un magasin
- Code et Nom du magasin.
- Description, adresse, ville (facultatifs).
- Responsables — une ou plusieurs personnes en charge.
Un magasin peut être désactivé quand il n'est plus utilisé, sans perdre l'historique des mouvements déjà passés dessus.
2Créer les produits
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Code / Libellé | Identifiant et nom de l'article. |
| Unité de mesure | Unité, kg, litre, boîte… |
| Famille | Regroupement facultatif pour le classement. |
| Seuil minimum / maximum | Le niveau de stock est signalé dès qu'il en sort (rupture proche ou surstock). |
| Code-barres, image | Facultatifs. |
La méthode de valorisation affichée est le CMP — c'est la seule que SIFASOFT applique réellement aux mouvements (voir plus bas).
3Fournisseurs et bénéficiaires
Les fournisseurs (menu Fournisseurs) sont les tiers auprès desquels on reçoit une entrée. Les bénéficiaires (menu Bénéficiaires) sont les destinataires d'une sortie — internes (service, agent) ou externes.
4Enregistrer un mouvement
Champs de l'en-tête
| Champ | Détail |
|---|---|
| Type | Entrée, Sortie, ou Transfert — change dynamiquement tous les champs qui suivent. |
| Date | Pré-remplie à aujourd'hui. |
| Source | La liste change selon le type : Entrée → Achat, Production, Donation, Inventaire, Autre ; Sortie → Usage interne, Donation, Casse/perte, Inventaire, Autre ; Transfert → fixée automatiquement sur « Transfert ». |
| Statut | Validé (par défaut) ou Brouillon. En mode édition d'un brouillon existant, ce champ est verrouillé sur « Brouillon » — on valide depuis le bouton dédié de la liste, jamais depuis ce formulaire. |
| Référence | Texte libre facultatif. |
| Fournisseur (si Entrée) | Facultatif, liste déroulante. |
| Bénéficiaire (si Sortie) | Facultatif, liste déroulante. |
| Magasin (Entrée/Sortie) ou De (source) / Vers (destination) (Transfert) | Le ou les magasins concernés. |
| Note | Texte libre facultatif. |
Les lignes produits
- Champ de recherche « Rechercher un produit… » — une liste de suggestions apparaît sous le champ dès la frappe ; cliquer une suggestion la sélectionne.
- Quantité.
- PU (Prix unitaire) — uniquement actif pour une entrée de source Achat ou Production (c'est ce prix qui sert au calcul du CMP, voir ci-dessous) ; grisé et non requis pour toute autre source ou pour une sortie.
- Bouton « + Ajouter » pour une nouvelle ligne, icône poubelle pour retirer une ligne, « Tout supprimer » pour repartir à zéro (désactivé s'il ne reste qu'une seule ligne).
Une fois Validé, un mouvement est figé — on le corrige par un mouvement inverse, jamais en le rouvrant. Seul un mouvement encore en Brouillon reste éditable depuis ce même formulaire.
SIFASOFT bloque tout mouvement dont la date est antérieure au dernier mouvement déjà validé sur le même couple produit/magasin — pour protéger l'historique du CMP lu par le Kardex.
§Comprendre le coût moyen pondéré (CMP)
Le CMP est recalculé à chaque entrée valorisée (Achat/Production), en tenant compte du stock déjà présent. Une sortie ne modifie jamais le CMP : elle valorise la quantité sortie au CMP en vigueur.
Exemple chiffré
Un magasin détient 100 unités à un CMP actuel de 1 000 FCFA. Nouvelle entrée de 50 unités à 1 200 FCFA l'unité.
5Consulter le Kardex
La fiche de mouvement chronologique du produit dans ce magasin : entrées/sorties, CMP appliqué, valeur, et un solde progressif après chaque mouvement. Un filtre de date fait apparaître une première ligne « Report à nouveau » — le solde et la valeur juste avant la période filtrée, jamais un départ artificiel à zéro.
6Réaliser un inventaire
- Ouvrir une campagne — méthode (comptage global ou par cycle), magasins concernés, période.
- Sélectionner la campagne ouverte dans la liste — un panneau de comptage apparaît, magasin par magasin.
- Pour chaque produit : la quantité théorique (système) est affichée à côté d'un champ Compté à remplir — l'Écart se calcule automatiquement à la saisie.
- Bouton « Enregistrer les comptages ».
- Bouton « Générer les ajustements » — crée les mouvements d'entrée/sortie nécessaires pour aligner le stock théorique sur le compté. Disponible une seule fois par campagne, sauf à cocher explicitement l'option de régénération forcée.
La même page affiche la valorisation totale du stock (quantité × CMP) par produit et par magasin.
§Les valeurs inactives (tickets, timbres, bons)
| Niveau | Rôle |
|---|---|
| Type de valeur | La catégorie (ex. « Timbre fiscal ») — valeur faciale par défaut, format de numéro, série obligatoire ou non. |
| Série | Un lot reçu : plage de numéros (du … au …), date de réception, fournisseur, valeur faciale, détenteur initial. |
| Item | Chaque numéro individuel, avec son propre statut. |
| Statut de l'item | Signification |
|---|---|
| EN STOCK | Disponible. |
| REMIS | Confié à un détenteur. |
| UTILISÉ | Consommé. |
| RETOURNÉ | Revenu au stock. |
| ANNULÉ / PERDU | Invalidé ou déclaré perdu. |
§La Comptabilité des matières — la synthèse
| Page | Contenu |
|---|---|
| Aperçu des biens | Vue unifiée Stock + Immobilisations. |
| Registre-matières | Journal chronologique consolidé (mouvements de stock, acquisitions/sorties d'immobilisations, réformes). |
| Récapitulatif annuel | Synthèse d'exercice : valorisation stock, valeur nette du parc, mouvements et réformes. |
| Réformes & déclassements | Le procès-verbal officiel de sortie définitive — « + Nouvelle réforme », choix du type de bien (Immobilisation ou Stock), motif, commission, décision (destruction, vente, don, mise au rebut). Déclenche automatiquement la sortie correspondante dans le module d'origine. Définitive — aucune modification possible après création. |
| Comptable-matières | Désignation du responsable actuel — un seul actif à la fois, historique des nominations précédentes. |
↔Relations avec les autres modules
Stock ↔ Comptabilité des matières
La Comptabilité des matières lit les mouvements de stock — elle n'écrit jamais directement dedans, sauf via une réforme.
Immobilisations ↔ Comptabilité des matières
Même principe : acquisitions et sorties d'immobilisations alimentent le registre sans double saisie.
Stock → Comptabilité générale
Aucun lien automatique — un mouvement de stock ne génère pas d'écriture. Seule une réforme peut en déclencher une.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Vouloir corriger un mouvement déjà validé — impossible ; passez un mouvement inverse.
- Saisir un mouvement à une date antérieure au dernier mouvement validé — bloqué volontairement.
- Générer les ajustements sur une campagne dont tous les produits n'ont pas été comptés.
- Confondre une réforme et une simple sortie de stock — la réforme est le geste définitif de déclassement.