§Présentation du module
Ce module couvre l'ensemble du cycle commercial : de l'offre de prix envoyée à un client jusqu'à l'encaissement de la facture, en passant par les corrections (avoirs) et le suivi des impayés.
Comme la Trésorerie et les Immobilisations, la Facturation ne génère aucune écriture comptable automatique dans la Comptabilité générale.
1Le profil émetteur
- Un premier profil est créé automatiquement, pré-rempli depuis les informations de l'organisation (ou celles du dossier si c'est une structure externe).
- Bouton « + Nouveau profil » pour ajouter un profil personnalisé — jusqu'à 4 profils supplémentaires au maximum.
- Champs : raison sociale, IFU, RCCM, adresse, contact, coordonnées bancaires (RIB/IBAN), logo, cachet, identifiant MECeF.
2Clients, catalogue, groupes fiscaux
Clients
- Choix du type en premier — trois boutons (pas un menu déroulant) : Personne physique, Personne morale, Administration. Sélectionner un type fait apparaître dynamiquement ses champs propres.
| Type | Champs propres |
|---|---|
| Personne physique | Nom, prénom, pièce d'identité. |
| Personne morale | Raison sociale, IFU, RCCM, contact référent. |
| Administration | Désignation, contact référent. |
Catalogue
Désignation, prix unitaire par défaut, groupe fiscal associé, unité — pour ne pas ressaisir les mêmes lignes à chaque devis. Une ligne « libre » reste toujours possible en plus du catalogue, directement dans l'éditeur de lignes (voir Étape 3).
Groupes fiscaux
Reproduisent la logique d'une facture normalisée béninoise (groupes A, B…) : chaque groupe porte un taux de taxe, assigné ligne par ligne. Une « Ventilation des impôts » par groupe est ensuite affichée sur chaque facture.
3Créer un devis
| Champ | Détail |
|---|---|
| Profil émetteur | Liste des profils créés à l'Étape 1, celui par défaut signalé « (par défaut) ». |
| Client | Liste des clients créés à l'Étape 2. |
| Date d'émission | Pré-remplie à aujourd'hui. |
| Durée de validité (jours) | 30 par défaut — un texte d'aide sous le champ rappelle « Valide jusqu'au … » dès qu'une date est calculable. |
L'éditeur de lignes
| Colonne | Détail |
|---|---|
| Désignation | Texte libre, ou sélection « — Depuis le catalogue — » qui pré-remplit désignation/prix/groupe automatiquement (modifiable ensuite). |
| Quantité | — |
| PU HT | Prix unitaire hors taxe. |
| Remise % | — |
| Groupe fiscal | Sélectionné parmi ceux créés à l'Étape 2. |
| Montant TTC | Calculé automatiquement, lecture seule. |
Puis Notes et Conditions (facultatifs) en bas du formulaire.
Un devis envoyé peut être accepté ou refusé. Passé sa date de validité sans réponse, il bascule automatiquement au statut EXPIRÉ dès la prochaine consultation.
4Transformer le devis en facture
- Une facture est créée en brouillon, avec le même profil, le même client et les mêmes lignes.
- Ouvrir la facture créée → bouton « Valider » :
- Un numéro définitif est attribué (séquence sans trou, par exercice).
- La ventilation des impôts et le total sont figés.
- Le montant en toutes lettres est calculé et figé.
- Les lignes deviennent définitives — plus aucune modification directe possible ensuite (voir Étape 7).
Une facture peut aussi être créée directement, sans passer par un devis (Facturation & Ventes → Factures → + Nouvelle facture).
5La facture normalisée (MECeF)
SIFASOFT ne génère jamais lui-même le bloc de certification MECeF/DGI (code, QR, compteur) — cela nécessite un accès direct à l'administration fiscale.
- Renseigner Code MECeF, NIM, Compteur, Heure de certification.
- Joindre le visuel réel (photo, PDF ou QR) en pièce jointe.
- Disponible à tout moment, même après validation de la facture — bouton « Délier » pour retirer le rapprochement si besoin.
6Encaisser une facture
- Montant, Date, Mode (Espèces, Virement, Mobile Money, Chèque, Autre), Référence.
| Statut | Condition |
|---|---|
| ÉMISE | Validée, aucun règlement reçu. |
| PARTIELLEMENT PAYÉE | Un ou plusieurs règlements, solde restant > 0. |
| PAYÉE | Solde ramené à zéro. |
| EN RETARD | Échéance dépassée avec un solde encore dû (bascule automatique). |
7Émettre un avoir
- Type — Partiel (reprend certaines lignes avec un motif) ou Total (annule intégralement la facture).
- Motif obligatoire.
- Si Partiel : mêmes lignes que l'éditeur de devis/factures pour choisir ce qui est repris.
Un avoir reçoit son numéro dès sa création (pas de brouillon, c'est un document final par nature). Le solde dû de la facture d'origine est recalculé automatiquement. Consultation de tous les avoirs émis : Facturation & Ventes → Avoirs (lecture seule, la création se fait uniquement depuis la fiche facture).
8Relances et balance âgée
Le bouton « Envoyer un mail » ouvre simplement le client de messagerie habituel de l'ordinateur, message pré-rempli — puis enregistre une trace de cette relance (date, facture) pour l'historique.
La section Balance âgée croise chaque client avec des tranches de retard (0-30, 31-60, 61-90, plus de 90 jours).
9Modèles d'édition
Trois mises en page (Classique, Moderne, Minimal), un aperçu miniature se met à jour en direct pendant la saisie (couleur d'accent, mentions légales, conditions de paiement par défaut) — rattachable à un profil émetteur précis ou laissé générique.
↔Relations avec les autres modules
Comptabilité générale
Aucun lien automatique — le module reste indépendant, comme la Trésorerie et les Immobilisations.
Éditions
Journal de ventes, registre Factures/Avoirs et export des relances en PDF/Excel depuis Édition & Liasses — en plus de l'export individuel d'un devis ou d'une facture précise depuis sa propre fiche.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Chercher à corriger une facture validée directement — impossible ; émettez un avoir.
- Oublier de rattacher un groupe fiscal à une ligne — la ventilation des impôts serait incomplète.
- Confondre avoir « Total » et « Partiel » — le mauvais choix fausse le solde dû restant.
- Dépasser les 4 profils émetteurs personnalisés — regroupez l'usage sur les profils existants.