§Une interface séparée de la comptabilité
SIFASOFT distingue deux univers d'usage bien séparés : l'application comptable (Comptabilité générale, Budget, Stock, Immobilisations…) et l'interface Administration & RH, tournée vers le fonctionnement institutionnel — organigramme, responsables, règlement intérieur, ressources humaines, documents, marchés publics.
L'accès à cette interface est protégé par un mot de passe de module propre au dossier, défini par le super administrateur — distinct de la connexion habituelle. Une fois ce mot de passe saisi une fois, l'interface reste accessible pour la session en cours.
Ce module « Administration générale » est le premier des six sous-modules de cette interface, et sert aussi de socle : la structure d'entités qu'on y crée est ensuite réutilisée par les Ressources humaines, la Gestion documentaire, les Contrats et les Obligations de conformité.
1Structurer l'organisation
- Code (ex.
SIEGE-01) — fixé définitivement après création. - Libellé (ex. « Siège Cotonou »).
- Type — Siège, Sous-siège, Département, ou Service (voir tableau ci-dessous).
- Entité parente — liste déroulante des entités déjà créées ; laissée vide pour une entité racine (typiquement le Siège).
- Adresse, notes (facultatifs).
| Type | Rôle |
|---|---|
| Siège | Le sommet de la hiérarchie. |
| Sous-siège | Une antenne ou représentation locale. |
| Département | Une grande division fonctionnelle. |
| Service | L'unité la plus fine, généralement rattachée à un département. |
Modifier une entité existante permet aussi de la détacher de son parent (en revenant sur « — Sélectionner — ») — elle redevient alors une racine indépendante.
2Consulter l'organigramme
Une lecture visuelle en arbre de la hiérarchie construite à l'Étape 1 — du siège jusqu'aux services — pour vérifier d'un coup d'œil la cohérence des rattachements.
3Nommer les responsables
- Entité concernée.
- Type de rôle — Sous-Administrateur, Responsable Financier, Responsable Administratif, Responsable RH, Responsable Archives, Superviseur, ou Autre (avec un libellé libre à saisir, ex. « Chargé de mission »).
- Titulaire — nom et contact.
- Date de début.
Nommer un nouveau titulaire pour un couple entité + type de rôle qui a déjà un titulaire en cours clôture automatiquement le mandat précédent — pas besoin de le fermer manuellement avant de nommer le remplaçant.
4Règles et calendriers
Horaires de travail
Une carte à modifier directement en place : jours ouvrés de la semaine (cases à cocher), heure de début et heure de fin — la référence institutionnelle des horaires de l'organisation.
Calendrier
- Libellé (ex. « Fête de l'indépendance »).
- Type — Jour férié, Événement institutionnel, ou Autre.
- Date (+ date de fin si l'événement dure plusieurs jours).
- Case Récurrent — l'événement revient chaque année à la même date (utile pour les jours fériés fixes).
- Notes (facultatif).
Règlement intérieur
Menu : Administration générale → Règles & calendriers → section Règlement intérieur — une liste de règles internes (titre, catégorie, description), consultable comme référentiel documentaire simple.
§Réglages — Utilisateurs & Rôles, Paramétrages, Numérotation
Utilisateurs & Rôles
SIFASOFT n'a pas de compte utilisateur individuel — la connexion se fait au niveau de l'organisation ou du site. Cette page n'est donc pas un écran de création de comptes : c'est une vue en lecture seule sur les rôles administratifs déjà nommés à l'Étape 3 — la couverture par type de rôle, les entités qui n'ont encore aucun responsable désigné, et les mandats sans date de fin. La gestion effective (nommer, clôturer un titulaire) reste sur la page « Rôles administratifs ».
Paramétrages
Un point d'entrée unique vers les référentiels utilisés ailleurs dans l'interface — catégories de documents (module Gestion documentaire) et catégories de documents légaux (module Obligations & Conformité) — pour ne pas devoir naviguer dans chaque sous-module pour les configurer.
Numérotation
Un tableau en lecture seule qui affiche, pour chaque module qui numérote automatiquement ses documents, le préfixe utilisé, l'année en cours, le dernier numéro attribué et la prochaine référence qui sera générée.
↔Relations avec les autres modules
→ Ressources humaines
Les entités créées ici servent de rattachement aux dossiers du personnel et aux affectations.
→ Gestion documentaire, Contrats, Obligations
Ces trois modules utilisent la même liste d'entités pour rattacher un document, un contrat ou un document légal à un service précis.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Créer un service sans le rattacher à un département — il resterait une racine isolée dans l'organigramme.
- Chercher à créer un « utilisateur » depuis la page Utilisateurs & Rôles — ce n'est pas son rôle.
- Nommer un responsable en clôturant d'abord manuellement l'ancien — inutile, SIFASOFT s'en charge automatiquement.