§Présentation du sous-module
Le volet RH de l'interface Administration & RH couvre la gestion administrative du personnel — identité, contrat, rattachement, absences, parcours — sans couvrir la paie.
1Créer un dossier du personnel
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Matricule | Identifiant unique de l'agent. |
| Nom, prénom | Identité civile. |
| Sexe | Masculin / Féminin, facultatif. |
| Date et lieu de naissance | Facultatifs. |
| Pièce d'identité | N° CNI, passeport… (facultatif). |
| Adresse, téléphone, email | Coordonnées. |
| Date d'embauche | Point de départ du contrat. |
| Type de contrat | CDI, CDD, Stage, Vacataire, Fonctionnaire, ou Autre. |
| Fonction | Le poste occupé. |
| Affectation initiale | L'entité de rattachement dès la création — génère automatiquement la première ligne de l'historique de l'agent. |
Statut d'un dossier
| Statut | Signification |
|---|---|
| ACTIF | Agent en poste. |
| SUSPENDU | Contrat momentanément suspendu. |
| DÉPART | L'agent a quitté l'organisation (voir plus bas). |
2Affecter et rattacher un agent
- Agent — liste déroulante des dossiers du personnel.
- Entité de destination.
- Fonction dans ce nouveau poste.
- Date de début.
Créer une nouvelle affectation pour un agent déjà en poste enregistre le changement — sans qu'il faille toucher à l'ancienne, qui reste consultable dans l'historique.
3Gérer les absences et congés
- Agent concerné.
- Type — Congé payé, Congé maladie, Congé maternité, Autorisation de sortie, Absence non justifiée, ou Autre.
- Date de début et date de fin.
- Motif (facultatif).
Depuis la fiche de la demande : boutons « Valider » (enregistre le nom du validateur et la date) ou « Rejeter » (motif de rejet obligatoire, tracé). Une demande peut aussi être annulée.
4Consulter l'historique administratif
| Type d'événement | Origine |
|---|---|
| Mutation | Générée automatiquement à chaque nouvelle affectation (Étape 2), ou ajoutée manuellement. |
| Promotion | Saisie manuelle — bouton « + Nouvel événement ». |
| Sanction | Saisie manuelle. |
| Autre | Saisie manuelle, à titre libre. |
§Le départ d'un agent
- Renseigner la date de départ et le motif.
Le dossier reste consultable dans son intégralité (historique, affectations, absences passées) même après le départ — il n'est jamais supprimé.
↔Relations avec les autres modules
← Administration générale
Les entités utilisées pour les affectations sont celles créées dans Administration générale.
Gestion documentaire
Les pièces justificatives d'un agent (contrat, diplômes…) se rattachent via le module Gestion documentaire, indépendant du dossier RH lui-même.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Modifier une affectation existante au lieu d'en créer une nouvelle — ferait perdre la trace de l'affectation précédente.
- Oublier de renseigner le motif de rejet d'une demande d'absence.
- Supprimer un dossier plutôt que de le passer au statut « Départ ».