§Présentation du module
Ce module centralise tous les documents administratifs de l'organisation — courriers, notes, rapports, pièces justificatives — dans un classement unique, avec un cycle de validation et une traçabilité complète de chaque action effectuée sur chaque document.
1Créer les catégories de documents
- Code et Libellé de la catégorie.
- Durée de conservation par défaut (mois) — reprise automatiquement à la création d'un document de cette catégorie, modifiable au cas par cas.
2Déposer un document
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Titre | Le nom du document. |
| Catégorie | Détermine le classement et la durée de conservation par défaut. |
| Entité | Le service ou la structure concernée, si pertinent. |
| Date du document | La date propre au document (pas la date de dépôt dans SIFASOFT). |
| Mots-clés | Facilite la recherche ultérieure. |
| Confidentiel | Marque le document comme sensible. |
| Durée de conservation | En mois — calcule automatiquement une date d'expiration de conservation. |
| Fichier | Le document lui-même — glisser-déposer ou sélection. |
Une référence est attribuée automatiquement à chaque document lors de son dépôt.
PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx), JPEG, PNG et texte brut — 20 Mo maximum par fichier. Le contenu réel du fichier est vérifié à l'envoi, pas seulement son nom ou son extension.
3Classer et rechercher
Les documents peuvent être filtrés par catégorie, entité, statut de validation, caractère archivé, caractère confidentiel, ou plage de dates — et retrouvés par une recherche libre sur leur titre ou leurs mots-clés.
4Versions et traçabilité
Ajouter une nouvelle version
- Sélectionner le nouveau fichier.
- Commentaire (facultatif) — précise ce qui change dans cette version.
Chaque version est numérotée, garde le nom du fichier déposé, sa taille, le commentaire et le nom de la personne qui l'a déposée. La version la plus récente devient la version courante, sans que les précédentes ne disparaissent.
Le journal de traçabilité
| Action enregistrée |
|---|
| Dépôt initial · Nouvelle version · Consultation · Téléchargement · Modification des informations · Validation · Rejet · Archivage · Désarchivage · Désactivation |
Chaque événement porte une date et, quand elle est connue, l'identité de la personne à l'origine de l'action.
5Signatures et validations
- Sur un document Brouillon ou Rejeté : bouton « Soumettre » — le fait passer « En validation ».
- Sur un document En validation : deux boutons apparaissent — « Valider » (vert) ou « Rejeter » (ouvre un champ obligatoire « Motif du rejet… » avant de confirmer).
La validation enregistre le nom du validateur et la date — une trace formelle que le document a bien été approuvé avant diffusion ou classement définitif.
6Archivage numérique
Un document validé peut être archivé — il quitte la liste de travail courante mais reste consultable, avec la date d'archivage enregistrée. Il peut être désarchivé si besoin d'y revenir. La date d'expiration de conservation calculée à l'Étape 2 permet d'identifier les documents dont la durée réglementaire de conservation touche à sa fin.
↔Relations avec les autres modules
← Administration générale
L'entité rattachée à un document provient de la structure organisationnelle définie dans Administration générale.
↔ Obligations légales & Conformité
Un document légal peut pointer vers un fichier déjà déposé ici, au lieu d'en téléverser un nouveau — voir le guide Obligations & Conformité.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Déposer un document sans catégorie adaptée — la durée de conservation par défaut ne sera pas la bonne.
- Archiver un document encore en attente de validation — mieux vaut faire aboutir le cycle de validation avant d'archiver.
- Confondre « nouvelle version » et « nouveau document » — une nouvelle version garde l'historique et la référence du document d'origine.