§Présentation du sous-module
Ce sous-module suit les contrats et conventions commerciales de l'organisation — du fournisseur au prestataire — en gardant toujours un œil sur leur date de fin, pour ne jamais laisser passer une échéance sans décision.
1Enregistrer un contrat
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Titre | Le nom du contrat. |
| Type | Contrat, Convention, Avenant, ou Autre. |
| Référence externe | Facultative — le numéro tel qu'écrit sur le document papier lui-même. |
| Entité | Le service porteur (facultatif). |
| Tiers | La partie contractante (fournisseur, prestataire…). |
| Objet | Ce que couvre le contrat. |
| Date de signature, date de début, date de fin | La durée de vie du contrat (la date de fin est facultative pour un contrat à durée indéterminée). |
| Montant, devise | La valeur financière, si applicable. |
| Renouvelable | Case à cocher — si activée, une durée de renouvellement par défaut (mois) peut être précisée. |
Chaque contrat reçoit une référence automatique interne à SIFASOFT (distincte de la référence externe). SIFASOFT calcule automatiquement si un contrat est échu (date de fin dépassée).
2Suivre les échéances
La liste des contrats approchant de leur échéance, pour anticiper la décision à prendre — renouveler ou laisser expirer — avant qu'il ne soit trop tard.
3Renouveler un contrat
- Nouvelle date de fin.
- Durée (mois) — facultative, calcule automatiquement la nouvelle date de fin si renseignée à la place de la saisir manuellement.
- Notes (facultatif).
L'ancienne date de fin reste conservée dans l'historique des renouvellements du contrat, jamais perdue.
4Résilier un contrat
- Date de résiliation.
- Motif de résiliation — obligatoire.
Le contrat passe au statut RÉSILIÉ (l'autre statut possible étant ACTIF).
5Lier un contrat au budget
- Contrat concerné.
- Exercice — à choisir en premier, il filtre les lignes budgétaires disponibles.
- Ligne budgétaire — liste des lignes de l'exercice choisi (avec leur enveloppe), désactivée tant qu'aucun exercice n'est sélectionné.
- Montant engagé (facultatif) et notes (facultatif).
Ce rattachement permet de visualiser, depuis le budget, quels engagements contractuels pèsent sur telle ligne — mais il ne déclenche aucune consommation budgétaire automatiquement : celle-ci reste liée aux écritures comptables réelles (voir le guide Comptabilité générale).
6Les alertes
Une vue centrée sur les contrats qui exigent une attention proche — échéance qui approche, contrat renouvelable sans décision prise.
↔Relations avec les autres modules
← Administration générale
L'entité rattachée à un contrat provient de la structure organisationnelle commune.
↔ Gestion budgétaire
Un contrat peut être lié à une ligne budgétaire d'un exercice pour en suivre l'engagement financier.
Marchés publics
Sous-module voisin — un marché attribué peut donner lieu à un contrat suivi ici.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Ne pas surveiller les alertes d'échéance — un contrat non renouvelé à temps peut avoir des conséquences opérationnelles.
- Créer un lien budgétaire sans choisir d'exercice d'abord — le champ Ligne budgétaire reste désactivé tant que l'exercice n'est pas sélectionné.
- Croire qu'un lien budgétaire consomme le budget — c'est purement informatif, seule une écriture comptable postée sur la bonne ligne compte réellement.