§Présentation du sous-module
Ce sous-module suit les documents légaux et administratifs qui ont une date de validité — agréments, autorisations, licences, certificats — et alerte avant qu'elle n'expire.
1Créer les catégories de documents légaux
- Code (converti automatiquement en majuscules) et Libellé.
- Durée de validité par défaut (mois) — reprise à la création d'un document de cette catégorie.
Chaque catégorie déjà créée reste modifiable directement en ligne dans le tableau (libellé, durée, actif/inactif), sans ouvrir de fenêtre séparée.
2Enregistrer un document légal
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Catégorie | Parmi celles créées à l'Étape 1. |
| Titre | Le nom du document. |
| Organisme émetteur | Facultatif (ex. « DGI, RCCM Cotonou… »). |
| Numéro du document | Facultatif. |
| Entité | Le service concerné, facultatif. |
| Date d'obtention, date de validité | La date de validité est celle utilisée pour calculer l'échéance. |
| Notes | Facultatif. |
Rattacher le fichier réel
Trois choix pour le document numérisé :
| Mode | Effet |
|---|---|
| Aucun fichier | Le document légal est enregistré sans pièce jointe (seules les informations ci-dessus sont saisies). |
| Document déjà déposé | Une liste déroulante « — Sélectionner un document déjà déposé — » propose les documents existants du module Gestion documentaire — évite de téléverser deux fois le même fichier. |
| Téléverser un nouveau fichier | Dépose directement un nouveau fichier depuis ce formulaire. |
SIFASOFT calcule automatiquement si le document est échu (date de validité dépassée).
3Renouveler un document légal
- Nouvelle date de validité.
- Case pour joindre le nouveau justificatif — même choix qu'à l'Étape 2 (document déjà déposé ou nouveau téléversement), avec une barre de progression pendant l'envoi du fichier.
- Notes (facultatif).
L'ancienne date de validité reste conservée dans l'historique des renouvellements du document, exactement comme pour un contrat.
4Le rapport de conformité
Une synthèse en un coup d'œil :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Total documents | Nombre total de documents légaux suivis. |
| Valides | Documents dont la date de validité n'est pas dépassée. |
| Échus | Documents dont la date de validité est dépassée. |
| Bientôt échus (30 j) | Documents qui expirent dans les 30 prochains jours. |
| Sans échéance | Documents sans date de validité renseignée. |
| Taux de conformité | Le pourcentage global de documents valides, réparti aussi par catégorie. |
↔Relations avec les autres modules
← Administration générale
L'entité rattachée à un document légal provient de la structure organisationnelle commune.
↔ Gestion documentaire
Un document légal peut pointer vers le fichier réel déjà classé dans Gestion documentaire, au lieu d'en déposer un nouveau.
Contrats & Conventions
Sous-module voisin de la même section, avec le même principe de suivi des échéances et de renouvellement historisé.
⚠Erreurs fréquentes à éviter
- Laisser des documents légaux sans date de validité — ils ne remontent jamais dans les indicateurs d'échéance du rapport de conformité.
- Téléverser deux fois le même fichier — utilisez « Document déjà déposé » quand le fichier existe déjà dans Gestion documentaire.
- Ignorer le rapport de conformité pendant longtemps — c'est le seul endroit qui donne une vue d'ensemble du taux de conformité global.